Scouting Uotha
Privacy beleid

Scouting Uotha Uden verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Uotha Uden; onder andere via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement met betrekking tot SOL is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) heeft inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in SOL en wordt de informatie vanuit het inschrijfformulier digitaal bewaard. De gegevens in SOL zijn in te zien door het groepsbestuur en het leidingteam van de betreffende speltak. Het privacystatement met betrekking tot SOL is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Uotha Uden registreert deze in SOL en wijst ouder(s)/verzorger(s) bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam van de betreffende speltak. Het verstrekken en bijwerken van de juiste informatie in SOL is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s).

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een online registratieformulier op de website van Scouting Uotha Uden. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard en worden zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na de activiteit verwijderd.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Uotha Uden hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over actuele informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouder(s)/verzorger(s). De ingeleverde vragenlijst wordt zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na de activiteit vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het incassosysteem van de Rabobank. De penningmeester van Uotha heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een papieren contactlijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouder(s)/verzorger(s). In geval van nood kan de begeleiding ouder(s)/verzorger(s) van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na afloop van een seizoen vernietigd.

Beeldmateriaal

Scouting Uotha Uden maakt foto's en video's van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Uotha Uden en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Online media en communicatie

Scouting Uotha Uden maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. De nieuwsbrief wordt via een externe server verstuurd, hier worden de mailadressen opgeslagen en wordt gebruikt gemaakt van tracering. Er is mogelijkheid voor afmelden. Vanuit de speltakken wordt via e-mail of een chatgroep in Whatsapp gecommuniceerd. Relevante contactinformatie is zichtbaar voor het leidingteam van de betreffende speltak en voor andere ouder(s)/verzorger(s) van de betreffende speltak.

Communicatie privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting Uotha Uden is terug te vinden via www.uotha.nl en op te vragen via het secretariaat op uotha@scoutnet.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Uotha Uden binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (uotha@scoutnet.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.


Laatst gewijzigd op: 24 mei 2018